ΑnimartistsΣυνέντευξη: Φίλιππος Ιωάννου
Ψυχολόγος – Ψυχοθεραπευτής
Αναγκαία ή Σκόπιμη η Αξιολόγηση της Απόδοσης Ανθρώπινου Δυναμικού μίας Επιχείρησης; Βέλτιστες πρακτικές για τη διασφάλιση της διαδικασίας.
Η επιλογή κι η αξιολόγηση ανθρώπινου δυναμικού είναι μία δυναμική διαδικασία που απευθύνεται στο πρόσωπο που εργάζεται κι εκτιμά τις απαραίτητες επαγγελματικές και προσωπικές του δεξιότητες, κατά την άσκηση των καθηκόντων του.
Προκειμένου να κατανοήσουμε περισσότερα για τη σημασία της έννοιας της αξιολόγησης στη βάση της οργανωσιακής κουλτούρας που αυτή αναπτύσσεται και για τους λόγους που αυτή θεωρείται κρίσιμη τόσο για τον εργαζόμενο, όσο και για την επιχείρηση και το σκοπό της, μιλήσαμε με τη Χαρίκλεια Μανουσάκη, μέλος της Ελληνικής Εταιρίας Διοικήσεως Επιχειρήσεων και μέλος του Συνδέσμου Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού Ελλάδας.
Η Χαρίκλεια σπούδασε Διοίκηση Επιχειρήσεων, είναι κάτοχος τίτλου ΜΒΑ κι έχει εξειδικευτεί, μεταπτυχιακά στη Δημόσια Διοίκηση και Πολιτική, στη Διοίκηση Έργων, στα Διεθνή Χρηματοοικονομικά, στο Στρατηγικό Marketing και στη Συμβουλευτική. Εκτός από την Ελληνική Εταιρία Διοικήσεως Επιχειρήσεων και του Συνδέσμου Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού Ελλάδας, είναι επίσης μέλος του Ελληνικού Ινστιτούτου Μάνατζμεντ Ανθρωπίνου Δυναμικού, του Τομέα Ανάπτυξης Γυναικών Μάνατζερ & Επιχειρηματιών, της Ελληνικής Εταιρίας Θετικής Ψυχολογίας, του Chartered Management Institute, του Chartered Institute of Marketing και του European Coaching and Mentoring Association. Επίσης, συμμετέχει εθελοντικά σε έρευνες για τον θεσμό της ελληνικής οικογένειας, ασχολείται με το παιδί, πραγματοποιεί εισηγήσεις σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού κι επικοινωνίας ανθρωπίνων συστημάτων, ενώ συνεισφέρει ως μέντορας, σε νέους και start ups, μέσω δικτύων Mentoring.
Τι εξυπηρετεί η μέτρηση της απόδοσης του ανθρώπινου δυναμικού, εφόσον οι άνθρωποι που εργάζονται για μία επιχείρηση επιλέχθηκαν στη βάση συγκεκριμένων κριτηρίων για την κάλυψη συγκεκριμένης θέσης εργασίας;
Για την επίτευξη κάθε επιχειρησιακού στόχου απαιτείται ο κατάλληλος συνδυασμός υλικών, τεχνολογικών και κεφαλαιακών πόρων από το ανθρώπινο δυναμικό, που ως φορέας της φιλοσοφίας της επιχείρησης θα εργαστεί ώστε να επιτευχθεί ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα σε συγκεκριμένο χρόνο. Σε πρώτο στάδιο, οι εργαζόμενοι επιλέγονται για να ταιριάζουν με τις ανάγκες της οργανωτικής δομής και της λειτουργίας της επιχείρησης. Σε επόμενο στάδιο, καλούνται να αλληλεπιδράσουν σε ένα οργανωμένα δομημένο περιβάλλον ή σύστημα, του οποίου η δυναμική μπορεί να επηρεάσει το παραγόμενο αποτέλεσμα κι ως εκ τούτου τον βαθμό της υλοποίησης του στόχου της επιχείρησης. Ειδικότερα, ο συνδυασμός των πόρων της οργανωτικής δομής είναι δυναμικός κι υπόκειται σε εξελίξεις τόσο στο εσωτερικό, όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον.
Η αξιολόγηση της απόδοσης του ανθρώπινου δυναμικού είναι ένα από τα εργαλεία ανάλυσης της δομημένης λειτουργικής διαδικασίας, εφόσον μέσω της ποιοτικής και ποσοτικής μέτρησης παραγόντων, μία επιχείρηση μπορεί να ενδυναμώνει την οργάνωση της, να βελτιώνει διαδικασίες και να διαχειρίζεται αποτελεσματικότερα τις γνώσεις και τις δεξιότητες του σημαντικότερου κεφαλαίου της, του ανθρώπινου παράγοντα.
Πως ακριβώς η αξιολόγηση στελεχών συνδέεται με τους στόχους μίας επιχείρησης;
Το πρώτο απαραίτητο βήμα είναι ο σαφής καθορισμός της στρατηγικής μίας επιχείρησης ή ενός έργου και ο προγραμματισμός της υλοποίησης του (δηλ. επιμέρους στοχοθεσία των λειτουργικών υπηρεσιών). Η στρατηγική καθεαυτή, συντονίζει τις θέσεις της επιχείρησης, τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, αλλά και τις δράσεις της όσο στο εσωτερικό, τόσο και στο εξωτερικό περιβάλλον. Η επιχειρηματική στρατηγική οφείλει να επικοινωνηθεί επαρκώς εσωτερικά και να συνδεθεί με τους επιμέρους στόχους των λειτουργικών υπηρεσιών. Η αξιολόγηση, συνεπώς, του ανθρώπινου δυναμικού θα συνδεθεί με τη στοχοθεσία και με τον κατάλληλο τρόπο θα μελετήσει απολογιστικά εάν οι ενέργειες κάθε στελέχους ήταν εναρμονισμένες με τα αποτελέσματα που είχε κληθεί να επιφέρει, θα συγκρίνει και θα εκτιμήσει τη συμμετοχή και τους τρόπους συμβολής των στελεχών στην επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων κι ακόμα θα εξετάσει τον βαθμό αξιοποίησης των ικανοτήτων των στελεχών. Σε περίπτωση απόκλισης από το επιθυμητό κι αρχικά συμφωνημένο αποτέλεσμα, μπορεί να προταθεί η κατάρτιση ενός σχεδίου βελτίωσης δεξιοτήτων ή γνώσεων του ανθρώπινου δυναμικού, ή αλλαγές σε διαδικασίες και τομείς όπου παρατηρούνται αδυναμίες.
Συνεπώς η αξιολόγηση της απόδοσης είναι ένας δυναμικός θεσμός που συνδέει τη θεωρία με την πράξη, την απόδοση στο παρελθόν και τον προγραμματισμό για το μέλλον.
Ακριβώς. Η αξιολόγηση απόδοσης του ανθρώπινου δυναμικού αποτελεί έναν επαγγελματικό θεσμό, ο οποίος συνιστά διαπίστωση δεξιοτήτων, ιδιοτήτων, γνώσεων και συμπεριφορών του εργαζόμενου στο χώρο της εργασίας του και ταυτόχρονα υπάρχει για να στηρίζει την επικράτηση του δικαίου, εάν φυσικά εξυπηρετείται από σχετικά ορθολογισμένα, συστήματα αξιολόγησης της απόδοσης.
Στην αξιολόγηση της απόδοσης, κάθε στέλεχος εξετάζεται απολογιστικά όσον αφορά στην εργασιακή του επάρκεια και παράλληλα μελετάται εάν υπάρχει ανάγκη βελτίωσης σε τομείς πλαισίου που συνδέονται με τους στόχους της επιχείρησης.
Το μέλλον μίας επιχείρησης στηρίζεται στο ανθρώπινο δυναμικό της, το οποίο μπορεί πάντα να συμμετάσχει στη λήψη αποφάσεων, στο βαθμό που η συμμετοχή αυτή εξυπηρετεί τη συνεργασία, το ομαδικό πνεύμα, τη διαμόρφωση πολιτικής και την ενεργή συνεισφορά στο γίγνεσθαι της εταιρείας. Η ανάπτυξη των εργαζομένων, από την άλλη συνδέεται με τη βιωσιμότητα και την επιτυχή συνέχεια της επιχείρησης, την προσαρμογή της στην κοινωνική κουλτούρα, η προσαρμοστικότητά της στις σύγχρονες τάσεις.
Οι προσδοκίες κι οι επιδιώξεις των εργαζομένων και της επιχείρησης είναι κύκλοι που αλληλεπιδρούν. Τι συμβαίνει σε περίπτωση απόκλισης από τη στοχοθεσία;
Εάν διαπιστωθεί αναντιστοιχία στο παραχθέν έργο για μία περίοδο, καλό θα ήταν να εξεταστούν οι πιθανοί παράγοντες απόκλισης με ορισμένα πρόσθετα κριτήρια, ώστε με ολοκληρωμένη εικόνα να ληφθούν όποιες αποφάσεις θεραπείας.
Μπορεί, για παράδειγμα, να εξεταστεί εάν η μειωμένη απόδοση του εργαζομένου επισυμβαίνει σε περισσότερες από μία περιόδους, εάν ο στόχος κρίθηκε με αντικειμενικά κριτήρια κι επικοινωνήθηκε με σαφήνεια, εάν άλλες εξωτερικές συνθήκες (οικονομία, τεχνολογία) επέδρασαν αρνητικά στις εργασίες, εάν η επικοινωνία μεταξύ των συνεργατών ήταν αποτελεσματική, εάν υπήρξαν άλλα εμπόδια που χρήζουν περαιτέρω διερεύνησης και μπορεί να αφορούν σε θέματα υγείας, χαρακτηριστικών συνεργασίας, προσωπικότητας και γενικότερης συμπεριφοράς όλων των εμπλεκόμενων ομάδων συνεργασίας.
Σε κάθε περίπτωση, η περαιτέρω διερεύνηση οφείλει να γίνει σε κλίμα σεβασμού και κατανόησης και των δύο μερών και στο πλαίσιο των δυνατοτήτων της επιχείρησης να συζητηθεί από κοινού ένα σχέδιο βελτιστοποίησης ή εξομάλυνσης τυχόν δυσκολιών με στόχο τη θετική απόδοση. Την κατάρτιση του σχεδίου θα ακολουθήσει η παρακολούθηση για ορισμένη περίοδο κι ο επανέλεγχος σε κοινά αποδεκτό χρονικό διάστημα.
Η εποχή μας χαρακτηρίζεται ως μεταβατική. Πως μπορεί η αξιολόγηση απόδοσης να βοηθήσει το κλίμα της ανασφάλειας που επικρατεί;
Η εκτίμηση του έργου των στελεχών, στις μεταβατικές εποχές έχει μεγαλύτερη σημασία, καθώς αξιολογεί την αποδοτικότητα σε δυσκολότερες συνθήκες αγοράς. Στις περιόδους αυτές η καλή κι έγκαιρη επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας και των προϊσταμένων τους, μπορούν να βοηθήσουν ώστε να μεγιστοποιηθεί η αποτελεσματικότητα, σε ασταθές οικονομικά ή στρατηγικά περιβάλλον.
Η αξιολόγηση θα πρέπει να γίνεται στη βάση ενός συμφωνημένου (υπάρχοντος ή στη διάρκεια του έτους αναθεωρημένου) αντικειμενικού συστήματος περιγραφής εργασιών, αποδεκτών συμπεριφορών, χρονικών και ποιοτικών ορίων διεκπεραίωσης, ενώ η βαθμολόγηση θα πρέπει, να βασίζεται σε αντικειμενικά μετρήσιμα στοιχεία κι όχι σε στερεοτυπικές ή προσωπικές ερμηνείες. Αυτό σημαίνει πως και οι προϊστάμενοι θα πρέπει να διασφαλίζουν την εφικτότητα των προσδοκιών, την καλή συνεργασία και το συναισθηματικό κλίμα εντός της επιχείρησης. Εάν αυτά δεν τηρούνται, τότε η λειτουργία της αξιολόγησης, ενδέχεται να παρουσιάσει αλλοιωμένα αποτελέσματα, επιβαρύνοντας το ήδη καταπονημένο από τη μεταβλητότητα περιβάλλον. Επιπλέον, εάν οι συνθήκες αστάθειας των οικονομικών μεταβλητών δεν επιτρέπουν κάποια εξέλιξη ή επιβράβευση του στελέχους, σε περίπτωση εξαιρετικής απόδοσης, η συνθήκη μπορεί να αντισταθμιστεί μία ηθική ή άυλη προσφορά, εντός του πλαισίου δυνατοτήτων της επιχείρησης. Στην περίπτωση που η απόδοση του εργαζόμενου δεν κινείται εντός των αποδεκτών από την επιχείρηση ορίων, καλό θα ήταν να εξεταστούν οι αρνητικοί παράγοντες κι ει δυνατόν να τροποποιηθούν, ώστε να δοθούν ευκαιρίες για διόρθωση προς το επιθυμητό αποτέλεσμα, σε εύλογο χρονικό διάστημα.
Λαμβάνεται υπ’ όψιν η ψυχολογία του εργαζόμενου στη μέτρηση της απόδοσης;
Κάθε εργαζόμενος αντιμετωπίζεται αρχικά ως άνθρωπος κι ως εκ τούτου υπάρχουν θεσμοθετημένες άδειες για ανάλογη χρήση, κατά τη διάρκεια του έτους. Εκτός όμως από το αξιοσέβαστο ανθρώπινο στοιχείο, ο εργαζόμενος επιτελεί κι ένα έργο στο πλαίσιο του ρόλου που κατέχει στο σύστημα της επιχείρησης. Η αξιολόγηση της απόδοσης συνεπώς, εκτός από εργαλείο ελέγχου και διοίκησης, παρέχει και ποιοτικές και ποσοτικές πληροφορίες για την εργασιακή συμπεριφορά, ενώ δρα καταλυτικά για την ενημέρωση και των δύο μερών κάθε φορά που κρίνεται αναγκαίο κι όχι υποχρεωτικά στην προκαθορισμένη περίοδο αξιολόγησης. Συναντήσεις εργασίας μπορούν να λαμβάνουν χώρα σε κάθε ευκαιρία, ώστε να μειώνονται τυχόν αμφιβολίες από την πλευρά του εργαζόμενου, αλλά και της διοίκησης. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να οργανώνονται τακτικές ή σποραδικές συναντήσεις με σκοπό τη συζήτηση της προόδου των έργων, των στόχων της επιχείρησης, της στρατηγικής αναθεώρησης ή ακόμα και θέματα του εργαζομένου όπως για παράδειγμα κατά πόσο το εταιρικό μονοπάτι είναι συμβατό με την προσωπική πορεία και τις φιλοδοξίες του εργαζόμενου. Η ενημερότητα κι η συμφωνία δράσεων είναι στοιχεία απαραίτητα για την ομαλή συνεργασία και πιστεύω πως μπορούν να αναγάγουν την εργασία σε χώρο άντλησης αυτοεκτίμησης, ικανοποίησης, επαγγελματικής πληρότητας κι ίσως κοινωνικής καταξίωσης, καθώς ο εργαζόμενος αντιμετωπίζεται ως ενεργητική προσωπικότητα και όχι ως παραγωγική μονάδα.
Αναφέρατε το θέμα της αντικειμενικότητας στη διαδικασία της αξιολόγησης. Πως αυτό επιδρά στο αποτέλεσμα και πως τεκμηριώνεται;
Το αποτέλεσμα μίας εργασίας, συνήθως επιτυγχάνεται από μία ομάδα, ένα σύστημα στελεχών, που αλληλεπιδρά με διάφορες βαθμίδες εξουσίας. Στα κριτήρια ελέγχου συνεπώς, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη ο βαθμός συνοχής, επικοινωνίας και το εύρος και βάθος των διατμηματικών δικτύων που αλληλεπιδρούν με την εξεταζόμενη ομάδα.
Η αξιολόγηση που θα λαμβάνει υπόψη τις αρχές της θεωρίας των συστημάτων, είναι κατά τη γνώμη μου το καταλληλότερο εργαλείο για την εκτίμηση της αποτελεσματικότητας μιας ενδοεπιχειρισιακής ομάδας. Για να γίνει αποτελεσματική μία ομάδα, χρειάζεται πρώτα να εξασφαλίσει την εσωτερική της ισορροπία, ώστε να επικοινωνήσει επιτυχώς εντός κι εκτός της επιχείρησης.
Ένα άλλο θέμα που εξετάζει ο τομέας της οργανωσιακής ψυχολογίας είναι οι πιθανές διακρίσεις κατά τις διαδικασίες επιλογής κι αξιολόγησης ανθρώπινου δυναμικού οι οποίες αφορούν σε «τάσεις» που επιφέρουν στρεβλώσεις, όταν:
– οι εμφανίσιμοι εργαζόμενοι θεωρούνται ως εκ των προτέρων αποδοτικοί κι αποτελεσματικοί
– οι εργαζόμενοι που παρουσίαζαν ομοιότητα χαρακτηριστικών με τους αξιολογητές (φαινόμενο οικειότητας) λαμβάνουν στατιστικά υψηλότερη βαθμολογία.
Άλλα φαινόμενα διάκρισης, είναι η τάση των αξιολογητών να επιλέγουν μεσαίες τιμές κατά την αξιολόγηση, από ανασφάλεια μήπως υποτιμήσουν ή υπερτιμήσουν την απόδοση των εργαζομένων ή ακόμα πολιτισμικά φαινόμενα συναισθηματικού χαρακτήρα όπου η κατανομή των τιμών είναι θετικά ή αρνητικά κυρτωμένη, επειδή στο χώρο εργασίας ενυπάρχουν προσωπικές ή κοινωνικο- συναισθηματικές συνδέσεις μεταξύ των μελών των ενδοεπιχειρησιακών συστημάτων.
Πως μπορεί να προστατευτεί η διαδικασία της αξιολόγησης, κατά τη γνώμη σας;
Με τη σαφήνεια του κανονιστικού πλαισίου και την καλή επαγγελματική επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων μερών. Μία αξιολόγηση δεν μπορεί να έχει αρνητικές συνέπειες στο επαγγελματικό περιβάλλον εάν είναι επαρκώς δομημένη και θεσμοθετημένη. Εάν δεν έχει σκοπό μόνον να ελέγξει αλλά και να διορθώσει εποικοδομητικά, με ασφάλεια και σεβασμό προς τον εργαζόμενο αλλά και το επιχειρηματικό σχήμα. Δεν μπορεί να έχει αρνητική νοηματοδότηση, εάν είναι εύστοχη, εάν στηρίζεται σε ορθές δομές ιεραρχίας και διοίκησης, εάν ακολουθεί ευκρινείς σκοπούς στρατηγικής ανάπτυξης της επιχείρησης.
Η αξιολόγηση της απόδοσης είναι μια δυναμική, συνεχής διαδικασία που θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη της την κουλτούρα της επιχείρησης, τη φύση της ροής της εργασίας, τις ιδιαιτερότητες των αλληλεπιδράσεων, αλλά και τις απαιτήσεις της πελατειακής της βάσης και της κοινωνικής πραγματικότητας, όπου η επιχείρηση δραστηριοποιείται.
Μόνον έτσι, η διαδικασία της αξιολόγησης ανθρώπινου δυναμικού θα έχει αξία και θα αποτελεί ένα βασικό εργαλείο ουσιαστικής ανάπτυξης εργαζομένων κι επιχείρησης.
Προτεινόμενη Βιβλιογραφία
Μ. Ζαβλάνος, (2002). Οργανωτική συμπεριφορά. Εκδόσεις Σταμούλη
Ε. Μπιτσάνη, (2006). Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων. Ζητήματα και σύγχρονες προσεγγίσεις στη θεωρία της οργανωσιακής συμπεριφοράς και διοικητικής συμπεριφοράς. Εκδόσεις Διόνικος
D. Cooper, I. Robertson, (1995). The psychology of personnel selection: a quality approach, Routledge.
P.F. Drucker, (1995). The Practice of Management, Heinemann London
W.B. Werther, Mc Graw-Hill, (1993). Human Resources and Personnel Management, 5th Edition,