Άρθρο: Γιώργος Παραδείσης
Ψυχολόγος


Ένα από τα δυσκολότερα σημεία της σημερινής διαδικτυακής πραγματικότητας είναι η πληθώρα των εισερχόμενων πληροφοριών που απαιτούν από τον καθένα μας να τις οργανώσει και να τις διαχειριστεί. Η εμφάνιση τόσο του διαδικτύου, όσο και των κοινωνικών δικτύων, έχει οδηγήσει σε κατακερματισμό της πληροφορίας σε πολύ μικρά κομμάτια. Αυτό είναι θετικό διότι δε χρειάζεται πια να ανατρέχουμε σε τόμους βιβλίων ψάχνοντας τη μία σελίδα με την πληροφορία που μας ενδιαφέρει, αλλά έχει και το πρόβλημα, ότι συχνά προκαλείται ένα χάος στο κεφάλι μας, διότι οι εισερχόμενες πληροφορίες δεν είναι οργανωμένες. Το χάος των ανοργάνωτων πληροφοριών, πολύ συχνά επιφέρει και ένα χάος στην υπόλοιπη ζωή μας. Έχοντας πλέον μάθει να κινούμαστε ανάμεσα σε κατακερματισμένα κείμενα και εικόνες, μια ματιά στην καθημερινότητα μας, μπορεί να μας κάνει να αντιληφθούμε ότι ο ίδιος κατακερματισμός υπάρχει πλέον και στα πράγματα τα οποία θέλουμε να κάνουμε μέσα στην ημέρα, την εβδομάδα ή τη χρονιά μας.

Θα δούμε παρακάτω δύο απλές τεχνικές που μπορούν να μας βοηθήσουν να είμαστε πιο αποδοτικοί στην διαχείριση των πραγμάτων που θέλουμε να κάνουμε, αυξάνοντας τελικά την παραγωγικότητά μας

Η τεχνική της ντομάτας (Pomo d’ oro technique)

Μία από τις πιο διαδεδομένες τεχνικές αύξησης της παραγωγικότητας είναι η λεγόμενη «τεχνική της ντομάτας». Εμπνευσμένη από έναν χρονομετρητή μαγειρικής που είχε το σχήμα μίας ντομάτας, η εν λόγω τεχνική αναπτύχθηκε στα τέλη της δεκαετίας του 80 από τον Francesco Cirillo.

Σκοπός της τεχνικής της ντομάτας είναι να μας βοηθήσει να μεγιστοποιήσουμε την απόδοσή μας την ώρα την οποία επιτελούμε ένα συγκεκριμένο έργο. Ουσιαστικά πρόκειται για μία τεχνική διαχείρισης χρόνου η οποία βοηθάει στην μέγιστη αξιοποίηση του χρόνου που έχουμε στη διάθεσή μας, με το να τον σπάει σε μικρότερα κομμάτια (τα οποία αποκαλούνται «ντοματίνια»).

Η τεχνική της ντομάτας αποτελείται από πέντε βασικά βήματα:

1) Βρίσκουμε με ποια ανάθεση θα ασχοληθούμε. Με τον όρο ανάθεση, εννοούμε ένα κομμάτι της δουλειάς μας το οποίο μπορεί να γίνει μονοκόμματα, χωρίς να σπάσει σε μικρότερα

2) Ορίζουμε το χρονικό μέγεθος των ντοματινιών και βάζουμε τον χρόνο που ορίσαμε στο χρονόμετρο. Από έρευνες σχετικά με την λειτουργία του εγκεφάλου έχει βρεθεί ότι συνήθως αποδίδουμε περισσότερο όταν ο χρόνος αυτός είναι 25 λεπτά.

3) Δουλεύουμε πάνω στην ανάθεσή μας χωρίς καμία διακοπή μέχρι να περάσει ο χρόνος και να χτυπήσει ο μετρητής

4) Κάνουμε ένα πεντάλεπτο διάλειμμα, χωρίς να ασχοληθούμε καθόλου με την ανάθεση.

5) Ξεκινάμε το δεύτερο ντοματίνι και επαναλαμβάνουμε μέχρι να τελειώσει η ανάθεση.

Ανά τέσσερα ντοματίνια αυξάνουμε τον χρόνο του διαλείμματος στα 15-20 λεπτά και μετά επιστρέφουμε στα διαλείμματα των 5 λεπτών.

Η τεχνική GTD (Getting Things Done)

Δημιούργημα του David Allen, η τεχνική GTD, είναι αυτή τη στιγμή η πλέον διαδεδομένη τεχνική παραγωγικότητας στον κόσμο. Η επιτυχία της οφείλεται εν μέρει στο ότι πατάει πάνω στις βασικές αρχές λειτουργίας του ανθρώπινου εγκεφάλου.

Στόχος της GTD, είναι να μας βοηθήσει να δημιουργήσουμε ένα σύστημα οργάνωσης το οποίο θα έχει δύο κεντρικά χαρακτηριστικά.

1) Θα είναι λειτουργικό

2) Θα είναι αξιόπιστο.

Σε αντίθεση με άλλες τεχνικές οι οποίες λειτουργούν από πάνω προς τα κάτω, η τεχνική GTD, λειτουργεί από κάτω προς τα πάνω. Δίνει δηλαδή προτεραιότητα στις μικρότερες εργασίες που έχουμε να κάνουμε, αφήνοντας για αργότερα τις μεγαλύτερες. Έτσι οι εργασίες μας παίρνουν προτεραιότητα ως εξής:

1) Τρέχουσες αναθέσεις (πράγματα τα οποία μπορούμε να ολοκληρώσουμε μονοκόμματα)

2) Τρέχουσες εργασίες (οι «εργασίες» είναι ουσιαστικά μεγαλύτερα πράγματα τα οποία δε μπορούμε να κάνουμε μονοκόμματα, οπότε τα σπάμε σε μικρότερες «αναθέσεις για να τα κάνουμε)

3) Στόχοι για τα επόμενα 1-2 χρόνια

4) Στόχοι 5ετίας

5) Στόχοι ζωής.

Η βασική λογική του GTD, είναι να σπάσουμε οτιδήποτε θέλουμε να κάνουμε και δεν μπορούμε να το κάνουμε μονοκόμματα, σε πολλές μικρές αναθέσεις (που μπορούμε να τις κάνουμε μονοκόμματα), και στην συνέχεια να δώσουμε προτεραιότητα στο να ολοκληρώσουμε αυτές τις αναθέσεις (τις οποίες μπορούμε να τις κάνουμε με την τεχνική της ντομάτας)

Κάνοντας μια λίστα με τις αναθέσεις μας, και ξεχνώντας τις μεγαλύτερες εργασίες (οι οποίες θα υλοποιηθούν έτσι κι αλλιώς, ολοκληρώνοντας τις αναθέσεις στις οποίες έχουν αναλυθεί), καταφέρνουμε να μην απασχολούμε τον εγκέφαλό μας, με σκέψεις γύρω από πολύπλοκες εργασίες και στόχους, και να τον έχουμε διαρκώς εστιασμένο στις τρέχουσες αναθέσεις μας.

Προκειμένου να γίνει αυτό χρησιμοποιούμε κάποια μέσα οργάνωσης, όπως ένα σημειωματάριο, ή κάποια εφαρμογή, στην οποία καταγράφουμε όλα τα παραπάνω, και τα αναλύουμε μέχρι να έχουμε μπροστά μας μια λίστα από αναθέσεις που πρέπει να κάνουμε.

Ακολουθώντας την οργάνωση GTD, τα πάντα, από την τρέχουσα δουλειά μας, μέχρι τους στόχους ολόκληρης της καριέρας μας, καταλήγουν να αναλυθούν σε αναθέσεις που μπορούμε να κάνουμε σε λίγα λεπτά ή ώρες, και μπορούμε πλέον να εφαρμόσουμε την τεχνική της ντομάτας για τα πάντα.


Προτεινόμενη Βιβλιογραφία

Allen, D. (2002). Getting Things Done: The art of stress free productivity. Penguin